Андрій Голімбовський, генеральний директор компанії Ekol Logistics, пояснив «Будуй своє», чому все більше компаній вдаються до проектного менеджменту і як це впливає на результати діяльності на висококонкурентному ринку. А також розкрив секрети запровадження проектного менеджменту у очолюваній ним компанії.
Інформаційна довідка. Ekol Logistics — міжнародна логістична компанія, представлена у 15 країнах світу. Напрями діяльності — вантажні автомобільні перевезення, складські, експедиторські та митні послуги.
Мета і цілі введення проектного менеджменту
Підприємства будь-яких рівнів та форм дедалі частіше запроваджують проектний менеджмент. Це процес досягнення мети в конкретних рамках — часових, бюджетних — із використанням набору інструментів, методик, навичок і технік. Всі ці інструменти застосовуються для досягнення мети, і можуть варіюватися у залежності від зміни умов, в яких ведеться робота (появи як ризиків, так і можливостей. — Ред.).
Підприємства це роблять заради досягнення кількох фундаментальних цілей.
— Задля контролю над ситуацію на підприємстві. Адже якщо нічого не випадає з поля зору, значно легше керувати компанією як на місці, так і будь-де у світі.
— Заради оптимізації процесів та витрат. Для розуміння, ринок логістичних послуг — висококонкуретний та низькомаржинальний. Це означає, що той, хто пропонує найкращу ціну зі збереженням якості, потрапляє у вищу лігу бізнесу.
— Аби зростати та масштабуватися.
Всіх цих результатів ми бажали досягти, тому потрібно було впроваджувати проектний менеджмент.
Впровадження: як це було
Поділюся покроковою інструкцією запровадження проектного менеджменту на прикладі нашої логістичної компанії.
1. Починайте з методології
Це означає, що до запуску проекту треба встановити кінцеву мету, часові, фінансові та людські ресурси, а також визначити ризики тощо.
2. Призначте керівників та виконавців
Керівники структурують завдання і надихають — створюють командний дух. Виконавці — відповідальні за той або інший відрізок роботи. Тобто слід визначати покроково, хто за що відповідає, що це означає та як буде відбуватися звітування.
3. Оберіть послідовність дій
Задача проектного менеджменту — добігти з пункту А в пункт Б — із мінімальними витратами часу, коштів та інших ресурсів. Тому, щоб правильно побудувати послідовність дій, порахуйте різні сценарії розвитку і послідовності дій.
4. Визначте методики оцінювання роботи
Зазвичай власники бізнесу не мають досвіду проектного менеджменту. Подеколи це дорівнює складнощам у розрахунках часу та ресурсів. Моя порада: зберіть команду і запитайте, скільки часу знадобиться для виконання проекту. Всі показники систематизуйте і виведіть середній показник.
А ще — додавайте 20% часу на найбільш складні відрізки роботи: найдовші за оцінками команди або ті, що ніколи не робилися.
5. Оберіть способи мотивації
Розробіть мотиваційний фонд. Команда має знати, задля чого вона виконує ті або інші завдання. Щодо штрафів — краще не застосовувати, оскільки можна втратити фахівців.
6. Подумайте до запуску, як діятимете у випадках форс-мажорів
На будь-якому етапі проекту можуть виникнути непередбачувані обставини. Наприклад, команда його саботуватиме тощо. Тож раджу ретельно продумати план дій. Можливі варіанти: або закривати проект та рахувати збитки, або шукати фахівця з проектного менеджменту — як на умовах аутсорсингу, так і в якості штатного працівника — і відновлювати роботу проекту.
7. Визначте частоту зустрічей та тематику
На старті домовтеся, як часто зустрічатиметься команда, що обговорюватиме, в якому порядку та інше.
І наостанок зазначу: не бійтеся запроваджувати проектний менеджмент. Адже за правильного застосування у компанії досить часто знижуються витрати, оптимізуються процеси тощо.
І не бійтеся складнощів: без сумніву, саботування командою, зриви дедлайнів — можливі варіанти розвитку подій. Це буває, але це можна вирішити.
Отже дійте, і розвивайте компанію завдяки новітнім підходам!
АТ "Ощадбанк"