Інвентаризація: автоматизуй або збанкрутуй

Ми часто відкладаємо нецікаві або важкі справи. У цьому бізнес не відрізняється від звичайної людини – компанії часто уникають рутинних завдань, навіть якщо вони важливі та потрібні. 

Наприклад, інвентаризація – безумовно корисний захід, особливо якщо компанія займається продажами, є склад з великим асортиментом. Інвентаризація потрібна для оцінки реального стану справ: виявити недостачі, структурувати дані, звіритися з бухгалтерськими звітами. Але якщо компанія велика, щоб провести планову інвентаризацію потрібно залучити людей, частково або повністю зупинити бізнес-процеси, та все одно не отримати точний облік, наприклад через людську помилку.

На щастя, сучасні технології допомагають справлятися з будь-якими завданнями бізнесу: спрощують їх виконання чи повністю автоматизують, а ще й розв’язують супутні проблеми. Вивільнений час та ресурси можна використати на задачі, що принесуть реальний прибуток та виведуть компанію на істотно новий рівень як гравця, що залучає найкращі технології та оптимізує бізнес-процеси.

Інвентаризація: старі звички

Як зазвичай проводиться інвентаризація? Все що вимагає обліку, позначається інвентарним номером – це може бути як напис маркером, так і щось більш прогресивне, наприклад, наклеєна етикетка зі штрихкодом.

Дані про все, що має номер, або наклеєний штрихкод, заносяться в базу даних. Це називається первинна інвентаризація.

Для звірки даних з реальним станом справ необхідно перевірити наявність всіх наклейок та написів, що означає – фізично підійти до кожного стелажу, коробки чи ящику, до кожної одиниці обліку, відсканувати штрихкод або переписати номер вручну. І тільки потім перенести дані в базу, провести звірку.

На кожному етапі можуть бути помилки персоналу при перерахунку. Також при цьому ще й страждає робочий процес. Наприклад, щоб перерахувати весь асортимент складу, доведеться загальмувати внесення та винос обладнання. А якщо склад великий? Іноді інвентаризація може займати кілька днів і збитки від простою підприємства в цей час перевищує вигоду від її проведення.

Безконтактна ідентифікація приходить на допомогу

Вся ця копітка і монотонна робота повинна бути автоматизована. Найкраще рішення – використовувати технологію RFID (радіочастотна ідентифікація, Radio Frequency Identification). Як це працює: на об'єкт кріпиться RFID-мітка – компактна мітка з вбудованим чіпом і антеною. У чіп мітки заноситься інформація: унікальний код, який можна отримати радіосигналом за допомогою спеціального пристрою – RFID-зчитувача. Процес читання відбувається безконтактно, мітка лише повинна знаходитися в зоні дії зчитувача.

RFID-мітки випускаються в такому різноманітному асортименті, що їх можна підібрати для маркування будь-якого об'єкта. Це можуть бути етикетки та наклейки з паперу або тонкого синтетичного матеріалу чи пластикові теги, які можна приклеїти, прикрутити або прикріпити на пластикову стяжку. На відміну від паперових штрихкодів, які брудняться, стираються, рвуться – мітка довше служить і зберігає інформацію.

RFID-зчитувачі теж відрізняються різноманітністю. Починаючи від місця застосування – це може бути RFID-портал (ворота, через які проходять люди або проїжджає транспорт), стаціонарний, переносний ручний, мобільний або настільний зчитувач. Інформація передається на відстані до 10 метрів від мітки, причому одночасно можуть зчитуватися дані відразу з десятків міток одночасно. Не треба розпаковувати палету, щоб прочитати інформацію з кожної коробки окремо – все це можна зробити за одне зчитування. Немає потреби візуального контакту для читання мітки, безпосередньо навівши на неї зчитувач – досить перебувати від неї на дистанції дії зчитувача. А якщо необхідно знайти маркований об'єкт, переносні зчитувачі мають технологію пошуку «тепло-холодно», коли по наближенню до мітки, зчитувач подає звуковий сигнал.

Процес RFID-інвентаризації

Як технічно організований процес інвентаризації з використанням технології RFID:

• У мітку вноситься інформація – це називається кодування мітки. Для цього можна використовувати спеціальний RFID-принтер, або мітки можуть вже поставлятися з передустановленим кодом.
• Після цього мітка встановлюється на об'єкт. Код мітки заноситься в базу на етапі кодування мітки або при оприбуткуванні та зчитуванні.

На цьому етап первинної інвентаризації закінчений.

Як і власне інвентаризація, тому що з цього моменту, за умови обладнання ключових точок зчитувачами, нема потреби в її проведенні.

Зчитувач-портал відстежує переміщення маркованих об'єктів за межі складу. Настільні, стаціонарні, ручні зчитувачі використовуються для оперативної роботи з об'єктами. Інформація зі зчитувача передається в базу і в кожну одиницю часу в базі міститься актуальна інформація.

Якщо необхідно провести інвентаризацію, вона займає в рази менше часу і зусиль.

Які переваги такого технологічного підходу:

• Практично повністю усувається вплив людського фактора: зчитувач не помиляється, коректність даних забезпечена, підмінити дані неможливо.
• Запобігання крадіжок і контроль за переміщенням майна: портали та стаціонарні зчитувачі відстежують переміщення маркованих об'єктів.
• Швидкість і можливість пакетного зчитування на великій дистанції дозволяють без помилок, без переривання техпроцесу перерахувати навіть найбільший склад.
• Актуальна інформація завжди у вас в базі, як і можливість робити звіти, бачити статистику, в будь-який момент, в реальному часі – це саме те, що потрібно бізнесу.

Тому сміливо автоматизуйте бізнес-процеси вашої компанії – у випадку інвентаризації це не складно та в перспективі дає змогу оптимізувати ресурси за для примноження прибутку та завоювання ринків збуту.

Сергій Салата,

співзасновник компанії «Смарт-карти України»