Тетяна Герасимова — експертка з фінансів консалтингового агентства «Ведіс», консультантка і бізнес-тренерка для малого та середнього бізнесу. Тетяні доводилося працювати фінансовим аналітиком і директором в компаніях, що переживають кризу. Спеціально для «Будуй своє» економіст розповіла про головні помилки підприємців і поділилася основними правилами управління фінансами для малого і середнього бізнесу.

НА СТАРТ...

Для того щоб на етапі запуску бізнесу адекватно оцінити можливі ризики, пов'язані з новим проєктом, фінансова експертка «Ведіс» радить дотримуватися наступного алгоритму:

1. Оцінити всі витрати, пов'язані з запуском майбутнього бізнесу, і спрогнозувати очікувані доходи.
2. У разі негативної оцінки на попередньому етапі — переглянути бізнес-модель, пошукати альтернативні варіанти реалізації проєкту або відмовитися від нежиттєздатної бізнес-ідеї.
3. Якщо прогнозний варіант має привабливий вигляд, необхідно ще раз перевірити цифри і протестувати бізнес-план на стійкість до можливих факторів ризику. Наприклад, порахувати, чи залишиться бізнес прибутковим:

• при падінні попиту на 10-20%;
• при зростанні цін на сировину на 10-20%;
• при змінах курсу долара.

РОЗДІЛЯТИ ТА ВІДКЛАДАТИ

Підприємці, керуючи фінансами компанії, часто припускаються схожих помилок, вважає Тетяна. Бізнес-консультантка виділила найпоширеніші з них:

1) Більшість підприємців не розмежовують особисті фінанси від фінансів бізнесу.

Одна з найчастіших причин банкрутств в українському малому та середньому бізнесі — це «проїдання» капіталу, зазначає Тетяна. Найчастіше гроші постійно курсують з однієї кишені підприємця в іншу без жодного обліку та контролю. Такий підхід ставить під загрозу як стабільність компанії, так і фінансову безпеку сімейних ресурсів бізнесмена. Розділяти грошові потоки необхідно для того, щоб:

• Чітко бачити фінансовий результат бізнесу;
• Організовано контролювати витрати підприємства;
• Не піддавати зайвому ризику особисті фінанси підприємця;
• Забезпечити прозорість фінансів бізнесу для партнерів або інвесторів.

Для того щоб зберегти таке розмежування, підприємцю варто фіксувати всі суми, вкладені в бізнес. Виймати гроші з бізнесу можна тільки після того, як був підрахований прибуток за минулий період. Також не слід списувати суми більше заробленого прибутку. Для контролю і поділу фінансів зручно використовувати спеціальні мобільні додатки, наприклад Money Manager, Zenmoney, Money Wallet і Moneygraph + (останні два підходять тільки для користувачів Windows)

2) Відсутність резервів.

Часто всі одержувані підприємством доходи йдуть на покриття поточних витрат або вилучаються власником у вигляді прибутку. При цьому у компанії немає запасу фінансової міцності на випадок непередбачених ситуацій та ресурсів для зростання і розвитку.

В ідеалі, суми резервного фонду повинно вистачати на 3-6 місяців безприбуткового існування бізнесу, вважає Тетяна. Ця сума може піти на оплату оренди, зарплат, закупівлю товару в періоди, коли виручка падає. Також це допоможе при стрімкому зростанні оборотів, коли буде потрібно закуповувати товарів більше, ніж зазвичай, наймати нових співробітників, купувати обладнання. Такий резерв краще формувати на етапі запуску бізнесу, включивши цю страхову суму в розрахунок необхідного стартового капіталу. Надалі в резерв краще відкладати 10-20% від прибутку.

СТРАТЕГІЯ ТА ПЛАН

На думку Тетяни, ключові фактори успішного ведення фінансів на підприємстві — це регулярність і систематичність. Підприємцю варто звертати більше уваги на те, щоб при прийнятті рішень була врахована абсолютно вся інформація про фінансову ситуацію в бізнесі. Для цього потрібно стежити, щоб жодні дані не загубилися. При цьому те, як буде вестися облік та аналіз метрик бізнесу, за допомогою яких інструментів і методів — не настільки важливо. «Якщо правильно організувати процес обліку з самого початку, коли цифр ще мало, буде легко розширювати цей процес у міру зростання бізнесу. Набагато складніше розгрібати хаос у великому бізнесі, що вже працює,  і намагатися систематизувати процеси, ґрунтуючись на великій кількості даних», — ділиться з підприємцями-початківцями Тетяна.

У кризових ситуаціях Тетяні часто доводилося включати «ручне управління» та приймати рішення окремо по кожній операції та статті витрат. У таких випадках дуже допомагає планування, в тому числі короткострокове: наприклад, складання плану платежів на день або тиждень. Важливий також контроль витрат і пошук можливостей щодо їх оптимізації. Однак підприємці часто припускаються помилки, в ситуації кризи обмежуючись лише економією витрат. Найголовніше — це стратегічні рішення, ділиться Тетяна. Коли зрозумілі причини кризи, необхідно розв'язувати системні проблеми, наприклад, шукати додаткове фінансування, повністю змінювати бізнес-модель компанії або об'єднуватися з іншим бізнесом.

ФІНАНСИ В УМОВАХ КРИЗИ

У критичних ситуаціях важливо продовжувати рахувати та аналізувати свої грошові потоки, вважає Тетяна. Окрім цього фінансова експертка радить:

1. Скорегувати фінансове планування.

Підприємцю варто розглянути декілька сценаріїв можливого перебігу подій, прорахувати, що буде в разі того чи іншого варіанту та розробити планування на кожний з випадків.

2. Створити резервний фонд.

Якщо бізнес ще не має резервів, саме час починати їх створювати. У випадку, коли коштів не вистачає на покриття поточних потреб, Тетяна радить уявити, що виручка менша за отриману суму.

3. Передивитись витрати.

Часто під час кризи підприємці панічно намагаються будь-якою ціною скоротити витрати. Але замість того, щоб робити різки рухи під впливом емоцій, краще передивитися та уважно проаналізувати їх. В період, коли скорочуються доходи, найболючішими стають так звані постійні витрати – ті, що залишаються незмінними при скороченні виручки, наприклад, оренда, оклади працівників, адміністративні витрати. Для того, щоб пережити вимушену фінансову кризу, Тетяна радить:

• Спробувати домовитися з контрагентами, наприклад, з орендодавцем, про знижку або відстрочку орендної плати на період кризи — зараз таке пом’якшення цілком можливе.
• Максимально скоротити всі витрати, що не стосуються створення вартості для клієнта, наприклад, адміністративні.
• Переглянути та проаналізувати бізнес-процеси. Можливо, деякі з них зараз вигідніше віддати на аутсорсинг чи, навпаки, робити власноруч. Наприклад, зі скороченням попиту більш ефективним буде використання зовнішньої кур’єрської служби замість власної доставки товарів клієнтам.
• Відкласти на кращі часи інвестиції, окрім життєво необхідних чи тих, що дають швидкий результат. Це стосується придбання обладнання, оргтехніки, розробки сайтів тощо.
• Використовувати можливості, які надає криза. Наприклад, зараз дуже багато безкоштовних можливостей для навчання та суттєвих знижок за деякими послугам. Десь можна домовитися про партнерство та обмін послугами, про кооперацію чи сумісне користування ресурсами.

Наразі дуже важливо не панікувати та не робити різких дій, дуже детально обмірковуючи кожний крок. Усі підприємці на хвилі кризи роблять поспішні рішення. Натомість, зазначає Тетяна, зараз варто:

• Дуже обережно підходити до витрат, які створюють вартість та цінність продукту для клієнта. Якщо підприємець має якісний сервіс, побудований на професійно навчених співробітниках, варто зберегти цей персонал і, за можливістю, обійтися без скорочення штату чи довгих відпусток за власний рахунок.

• Звернути увагу на рекламні та маркетингові витрати. Варто не повністю відмовитись від реклами, а передивитися витрати та ефективність по кожному каналу просування та залишити найбільш вигідні з них.
• Розуміти, що втрати від зниження якості товару чи послуги можуть бути набагато вищими суми економії витрат. Це також стосується витрат на відновлення бізнес-процесів після кризи: знайти, навчити та адаптувати нового співробітника може бути дорожче, ніж зберегти чинного працівника.

ВПОРАЮСЬ САМ?

На думку Тетяни, підприємець завжди повинен контролювати фінансові показники свого бізнесу і виконавців, розбиратися в тому, що відбувається, і аналізувати отримані результати. Для цього зовсім необов'язково ставати бухгалтером і робити все самому: фінансові процеси та процедури, наприклад, нарахування заробітної плати — не дуже складний процес, проте він змушує постійно стежити за оновленнями законодавства і нормативної бази, його можна і потрібно делегувати фахівцям.

Перший фінансовий фахівець, який може знадобитися навіть невеликому бізнесу на ранніх стадіях, — це бухгалтер, вважає Тетяна. Такий фахівець потрібен підприємству, коли з'являються наймані співробітники, а також коли компанія працює за загальною системою оподаткування: платить податок на прибуток і на додану вартість. У міру зростання і розвитку бізнесу підприємству можуть знадобитися ще інші фінансові співробітники. Наприклад, багато підприємців наймають окремого спеціаліста для ведення управлінського обліку та складання звітів для власників. Але поки обороти компанії не дуже великі, часто з цією функцією керівник справляється сам або частково доручає підготовку цифр бухгалтеру.

Сьогодні підприємцям потрібно вміти втілювати в бізнесі відразу кілька ролей: вести ділові переговори та соціальні мережі підприємства, робити закупівлі у постачальників і контролювати фінанси бізнесу. Однак Тетяна запевняє, що все не так складно тримати під контролем, як здається. Головне —  стратегічно планувати всі витрати й інвестиції, ретельно та регулярно вести облік фінансів і не допускати розмиття кордонів між грошима підприємства і особистим бюджетом.