У нашій постійній рубриці "Порада від спеціаліста" ми спілкуємося зі знавцями своєї справи та просимо їх поділитися власним досвідом. Сьогодні Наталя Ісаєва, директор з персоналу в Sigma Ukraine, розповідає про KPI: для чого вони потрібні, як на практиці їх застосовує HR та як з ними працювати у малому та середньому бізнесі.

ЩО ТАКЕ KPI?

KPI простими словами - це певні індикатори/показники, завдяки яким можна зрозуміти, що необхідно зробити, щоб підвищити ефективність бізнесу. Для малого та середнього бізнесу система KPI показників дозволяє побачити реальний стан результативності роботи персоналу. Це максимально об'єктивний метод вимірювання віддачі працівника і його внеску в досягнення запланованих результатів.

ПЕРЕВАГИ KPI

Система KPI дозволяє отримувати і відстежувати постійний результат, або його відсутність. Він допомагає показати картину результативності, як окремого співробітника, так і компанії загалом.

Система KPI дозволяє окреслити чітке розуміння, що входить у зону відповідальності співробітника, а також дає можливість відстежити керівнику або співробітнику, на що потрібно впливати, щоб підвищити результативність роботи і заробити більше.

Застосування KPI в цілому допомагає підвищити ефективність роботи компанії. Ключовим є те, що завдяки індикаторам KPI можна віднайти больові точки компанії, і сфокусувати увагу на тому, що вимагає особливого контролю.

ВПРОВАДЖЕННЯ KPI

Перед впровадженням ключових показників ефективності необхідно відповісти на питання, а навіщо потрібні компанії KPI показники. Якщо це данина моді - у всіх є, але вам насправді не потрібно - не варто впроваджувати.

Важливо розуміти, що для впровадження системи KPI необхідна наявність низки базових умов. Для того щоб система KPIзапрацювала, підприємство має бути попередньо до цього підготовленим. Коректна робота KPI, з можливістю чітко відстежувати показники, вимагає достатнього рівня розвитку облікових систем (записи, звітність, документи). Якщо цього у підприємства ще немає, то не варто поспішати з впровадженням KPI. Також потрібно врахувати, що кількість фінансових і людських ресурсів, витрачених на контроль показників, не повинно перевищувати принесеного ефекту. Кращі умови для впровадження індикаторів KPI - коли вони не вимагають витрат і є можливість їх повністю автоматизувати.

Далі слід описати цілі «верхнього рівня», грунтуючись на довгостроковій стратегії компанії і її фінансової моделі. Наступний крок - визначення KPI для досягнення поставлених цілей.

Далі слід описати цілі «верхнього рівня», ґрунтуючисьна довгостроковій стратегії компанії та її фінансовій моделі. Наступний крок - визначення KPI для досягнення поставлених цілей. Наприклад, якщо метою є збільшення обсягів продажів, то показниками можуть бути, власне, обсяг продажів, товарообіг, обсяг продажів за асортиментом. Або ж, припустімо, мета - збільшити прибуток. Тоді індикаторами KPI будуть валовий прибуток, маржинальний прибуток, рентабельність.

Для однієї мети можливе застосування як декількох показників, так і одного. Оскільки компанії знаходяться на різних стадіях розвитку бізнесу і ставлять перед собою різні цілі, то ключові показники відділів і співробітників будуть часом діаметрально протилежними у схожих компаній, що працюють в одній галузі.

Отже, показники необхідно розробляти індивідуально для конкретної компанії, бажано всіх її підрозділів і посад. Зазвичай поставити цілі і розробити KPI показники простіше для основних підрозділів: продажі, виробництво тощо. Набагато проблематичніше зробити це для опорних підрозділів.

Головні показники ефективності у продажах розраховують за такими показниками, як виручка, прибуток від продажів, собівартість виготовленого товару, відсоток бракованих виробів, вартість запасів. Якщо говорити про відділ продажів, то мова піде про керівників цих департаментів та менеджерів-продажників та про показники, що необхідні від них. Ключовими для останніх є такі:

-прибуток, принесений компанії

-середній чек

-розширення клієнтської бази

-вміння домогтися своєчасної оплати від клієнта

-кількість повторних угод

Важливо пам'ятати, що співробітників необхідно наділити низкою повноважень для досягнення поставлених цілей - вони повинні мати не тільки обов'язки, але й права. Однак будь-який співробітник і його робота вимагають чіткого контролю. Результати виконаної роботи повинні відображатися у відповідних звітах.

Від ефективної роботи команди безпосередньо залежать KPI керівників. Прикладами KPI для керівника відділу продажів можуть бути такі показники, як виручка від реалізації, обсяг продажів за новими каналами, ступінь задоволеності зовнішнього клієнта і багато іншого.

Ключові показники ефективності у виробництві розраховуються за такими показниками, як витрата сировини, продуктивність праці робітників, обсяг незавершеного виробництва та запасів, зберігання готової продукції, ремонт обладнання, виробничі витрати. Якщо говорити про процеси, то розробляються плани за обсягом виробництва на певні проміжки часу; плани за доданою вартістю; нормативи за витратами сировини, матеріалів та інших ресурсів на одиницю продукції.

ПЕРІОД АДАПТАЦІЇ

Зазвичай при впровадженні системи KPI в компанії вводиться тестовий період до 3 місяців. В цей час перевіряється адекватність установлених нормативів, методу контролю. Співробітники у цей період адаптуються і коректують свої дії для досягнення встановлених показників. Після тестового періоду і внесення необхідних коригувань відразу видно результати.

МОТИВАЦІЯ І ВИХІД ІЗ ЗОНИ КОМФОРТУ

При впровадженні KPI необхідно подбати про мотивування співробітників. Як правило, виконання KPI показників пов'язують із заробітною платою, що варіюється. Якщо впроваджується мотиваційна система на підставі KPI, то співробітники зацікавлені виконувати показники і відповідно отримувати більшу ЗП.

Будь-яке впровадження змін у компанії - це вихід із зони комфорту для співробітників. І завжди знайдеться частина співробітників, яка негативно поставиться до змін.

Був випадок, коли при неправильному підході розроблена система мотивації на основі KPI абсолютно не спрацювала. Все проходило механічно без пояснення переваг для співробітників. Протидія була серйозна. Щоб цього уникнути необхідно провести роз'яснення: навіщо співробітнику виконувати KPI, як це робити, як його будуть оцінювати і як досягнення його цілей вплине на його ЗП і на результати всієї компанії.