Open space чи кабінет: що ефективніше?

Сьогодні все більше компаній і підприємств організовують роботу в умовах оpen spacе, тобто відкритого простору. Співробітники працюють в одному величезному приміщенні, розділеному деінде перегородками. Наскільки ефективна така практика? 

Яку форму організації офісної роботи: оpen spacе чи кабінетну – вибирають компанії різних сфер діяльності, запиталися ми у провідних експертів і топменеджерів: віцепрезидентку компанії «ІТ-Інтегратор» Надію Омельченко, керівницю HR-команди компанії «ЕСКА Капітал» Ірину Бондаренко та HR-керівника компанії Svitsoft Дмитра Савицького. Вони розказали про свій досвід, а також про плюси й мінуси кожного формату.

Переваги й недоліки

В open space на перше місце виходить соціалізація. Хто не мріяв спілкуватися з колегами нон-стоп і розв'язувати важливі питання просто з робочого місця? Та чи не заважає це концентруватися на справах і не розсіює увагу?

Плюси. На думку фахівців основними перевагами загального простору офісу є:

• зручна взаємодія між колегами. Дуже комфортно не шукати потрібного фахівця по кабінетах, а звернутись до нього, просто повернувши голову;
• оперативне розв'язання питань. Терміни скорочуються майже удвічі;
• менші витрати на оренду й облаштування офісу, більший коефіцієнт корисної площі;
• дружний, незакомплексований колектив, адже регулярне спілкування сприяє створенню комфортної приємної атмосфери в офісі;
• контроль роботи з боку керівництва проходить набагато ефективніше, бо всі перед очима;
• відсутність пліток;
• інформованість і перебування колективу в курсі подій. Працівники краще розуміють напрям компанії, її цілі та методи їх досягнення.

Мінуси. Недоліки такого способу організації роботи спонукають деякі компанії залишатися орієнтованими на кабінетну систему:

• відсутність особистого простору психологічно не кожному до снаги;
• наявність постійного шуму й сторонніх звуків відвертає від роботи;
• конфлікт може виникнути дуже швидко й на порожньому місці. Навіть в елементарних речах, наприклад увімкнути / вимкнути кондиціонер, люди не завжди можуть знайти спільної мови;
• найбільш актуальне зараз – вищий ризик заразитися інфекцією у приміщенні з великою кількістю людей.

Будь-який формат неідеальний, тож вирішувати вам, який підійде саме вашому колективу. Ось що з цього приводу думають експерти різних сфер діяльності та яку технологію організацію офису вибирають.

На власному досвіді

Проти: представниця галузі ІТ. «У нашій компанії завжди були проти open space, який об'єднує велику кількість співробітників. Саме тому ми ділимо простір свого офісу за командами – по відсіках або окремих кабінетах, – каже Надія Омельченко. – Зазвичай це співробітники одного підрозділу. Карантин однозначно вніс корективи у звичне офісне життя. Ми суттєво скоротили всі непрямі витрати, зокрема шляхом зменшення орендованих площ. Відповідно розташування робочих місць в офісі довелося переглянути й організувати гнучкий графік роботи. Я взагалі вважаю, що на фоні пандемії та глобального переходу на віддалений графік роботи формат open space невдовзі втратить свою актуальність. Як мінімум до розв'язання питання з вакцинацією та активного колективного щеплення».

За: представниця лізингу. «Вважаю, open space є досить ефективним інструментом у питанні організації праці, – каже Ірина Бондаренко, – адже працівники можуть напряму комунікувати один з одним, заощаджується час на вирішення справ у корпоративних чатах, інформація краще передається і не лишається місця для непорозумінь».

Команди працюють злагодженіше, дружно, а спільна робота над проєктами рухається швидше. Такі зазвичай бюрократичні речі, як підписання договорів, відбувається оперативніше, бо можна підійти до колеги особисто, проконсультуватися й разом знайти спільне рішення.

Крім цього, HR-фахівчиня вбачає в open space ще один плюс – можливість швидшої адаптації для нових працівників. Вони спостерігають за колегами, переймають досвід, бізнес-процес у цілому стає зрозумілішим.

Проте мають бути обов’язково передбачені зони для відпочинку та неформального спілкування. Для цього в «ЕСКА Капітал» є куточки, щоб попрацювати наодинці, випити чашечку кави або чаю, а ще є настільний теніс для ігор.

Альтернативна думка HR-керівника у сфері диджиталу.

 «Open space підходить далеко не всім, – вважає Дмитро Савицький. – Є категорії робітників, яким надзвичайно важливо працювати в закритому приміщенні: рекрутери, бухгалтери, CEO, бо рівень проблематики обговорюваних ними питань дуже високий і не завжди доступний для всієї команди. Найчастіше саме таким фахівцям потрібна тиша й можливість спілкуватися зі співробітниками сам на сам, без інших вух. Тому в будь-якого члена колективу повинна бути можливість усамітнитися в якомусь місці й сказати всім «вибачте, я зайнятий», зникнувши з очей на кілька годин».

Звичайно, для інших співробітників питання конфіденційності й особистого простору також важливі, і цьому можна зарадити навіть в умовах oрen space. Є достатньо технічних рішень на кшталт навколокабінетних капсул у загальному просторі. Їх можна трансформувати залежно від побажань співробітника.

Великі команди зазвичай працюють у великих oрen space, і, здавалося б, це стандарт, із чим складно сперечатися. Дійсно, простіше комунікувати голосом, ніж через стукіт у двері кабінету. Так чи інакше це сприяє створенню якогось відчуття спільності й певній дружній атмосфері.

«Проте керівників варто вчити працювати в такому просторі, бо треба вміти регулювати деякі моменти, – зауважує Дмитро Савицький. – Що саме я маю на увазі? Такий простір легко ідентифікує настрій, стан здоров'я та моральний дух будь-якого співробітника, треба просто бачити це й оперативно реагувати. За таким простором необхідно добре доглядати, як і за атмосферою в ньому. Тоді це буде максимально корисно. Виховувати командний дух в таких умовах нескладно».