СOO в допомогу: навіщо бізнесу операційний директор

Якщо всіма процесами на підприємстві керує генеральний директор чи власник, то невдовзі він почне зашиватися, виснажуючись на розв’язанні поточних проблем. Тож усю «поточку» має перебрати на себе операційний директор (COO), який повинен стати надійною опорою для головного керівника.

У західних компаніях функції стратегічного розвитку та операційна діяльність розділені між двома топменеджерами, що доповнюють один одного, а не конкурують між собою.

Головні відмінності. Генеральний директор розв’язує стратегічні питання, просуває нові продукти, усуває систематичні проблеми, які не дають компанії нормально розвиватися, міркує про захоплення інших ринків.

Операційний директор контролює основні підрозділи, опікується кадровими й фінансовими питаннями, вирішує конфлікти між відділами й проблеми з клієнтами. Свою роботу він систематизує у звітах, які щодня або щотижня надсилає генеральному.

Незамінний помічник. В Україні операційні директори працюють здебільшого в IT-компаніях, в інших секторах економіки ця посада поширена не так, як на Заході, а дарма – операційники суттєво спрощують роботу власникам та генеральним директорам і дають змогу краще контролювати товариство та його курс.

Хто такий СOO

Кому підпорядковується. За кордоном головного операційного директора, або СОО (англ. Chief Operating Officer), можна порівняти із виконавчим директором, але його повноваження структуровані набагато чіткіше. Якщо в країнах СНД «виконавчий» часто виступає конкурентом «гендира», що намагається його підсидіти або повністю його замінює, то СOO підконтрольний СEO чи раді директорів. Часто такий топменеджер обіймає посаду віцепрезидента компанії.

Вище за менеджерів. В ієрархії бізнесу для позначення цього рівня менеджменту використовується термін executive – відповідальне керівництво. Такі управлінці стоять вище менеджерів. У банках executive-менеджери називаються officer, на відміну від staff – звичайних співробітників.

Зона відповідальності. Для COO це повсякденні операції: його функції визначаються внутрішніми правилами, положеннями й структурою компанії.

Необхідні вміння. «Окрім основних навичок, треба мислити стратегічно й дивитися, які тут є пазли, щоб скласти всю картину й зрозуміти проблему. Важливий досвід і вміння розбиратися в діяльності компанії та в бізнесі загалом», – каже головний операційний директор Hexagon Agency Свят Яблонський.

Як операційний директор співпрацює із СEO?

Поділяй і пануй. Практика свідчить, що одна особа не може одночасно виконувати стратегічні завдання й поточні – рано чи пізно вона почне тонути в рутині, втрачаючи контроль над персоналом і бізнес-процесами. Ось чому в успішних компаніях функції стратегічного та операційного менеджменту чітко поділені між CEO та СOO.

Концентрація на поточних справах. Умовно функції генерального та операційного директорів можна порівняти із функціями президента та прем’єр-міністра. Якщо ми говоримо про контакти з клієнтами, то генеральний директор тут постає як міністр іноземних справ, а операційний – міністр внутрішніх справ, бо більше сконцентрований на внутрішніх бізнес-процесах і розв’язанні поточних проблем підрозділів. Гендиректор своєю чергою є візіонером компанії і займається налагодженням контактів із клієнтурою та досконалим вивченням попиту й нових ніш для реалізації продукції.

Посадові інструкції для COO

Комунікативність. Операційний директор має бути дуже різносторонньою особистістю, яка вміє добре рахувати, знає всі потрібні фінансові й облікові програми, а також володіє певними технічними навичками. Але головним скілом такого топменеджера є комунікативні навички, адже йому доведеться багато спілкуватися з різними підрозділами, контролювати їхню роботу та допомагати їм долати проблемні моменти.

Основні вимоги. Найчастіше до посадової інструкції СOO входить:

• складати плани для підрозділів та перевіряти їхнє виконання;
• визначати, відстежувати й аналізувати дані компанії;
• вести переговори з постачальниками;
• розв’язувати технічні проблеми (дизайн, експлуатація, витрати, логістика);
• долати конфлікти чи комунікативні проблеми всередині підрозділу чи між підрозділами.

Операційний директор може керувати відразу кількома відділами, наприклад відділами з виробництва, закупівель, фінансів, продажу й маркетингу. У процесі спілкування й керування він отримує колосальну кількість інформації, тому, як ніхто інший, розуміє ситуацію на підприємстві, легко орудує цифрами й може дати цінну пораду гендиру щодо покращення роботи.

Злагоджений дует. Запорукою ефективності повинна бути злагоджена співпраця СEO та СOO, інакше між двома топами розпочнеться конкурентна боротьба, яка до добра не приведе. Ось чому до посадових інструкцій «опера» треба підійти з особливою відповідальністю, як і до зони його повноважень.

Де шукати СOO

Кому треба. Зрозуміло, що такий обсяг робіт подолає далеко не кожен. Безумовно, вимоги до «операційника» можуть бути різними залежно від типу підприємства, його розміру та цілей. Якщо компанія невеличка (до 30–50 працівників), їй такий директор не потрібен. 

Коли необхідний. Однак на етапі зростання бізнесу, чим швидше COO приєднається до команди, тим краще. Він зможе вчасно виправити проблеми й допоможе уникнути хвороб, пов’язаних зі стрімким масштабуванням підприємства (роздутий штат, складні бізнес-процеси, надмірна зарегульованість). Знайти таких фахівців складно, тому розміщувати вакансії на стандартних сайтах не дуже ефективно.

Чинник довіри. «Якщо зайти на Work.ua чи Rabota.ua й намагатися відшукати операційного директора, то можна знайти до п’яти пропозицій, а то й зовсім нічого. Серйозний чинник, який не дає масштабуватися цій професії, – довіра. СOO зайняті в дуже чутливих сферах, що стосуються фінансової та юридичної діяльності, в тому числі секретів і бізнес-моделей. Якщо компанія наймає таку людину, то їй критично розраховувати на його досвід, адже рішення СOO стосуватимуться всієї компанії», – зазначає пан Яблонський.

Спеціалізовані ресурси. Для пошуку кандидатури краще послуговуватися LinkedIn, DOU, XING. Тут є платні версії, які дають змогу шукати перевірених кандидатів. Або ж можна звернутися до користувачів і запропонувати винагороду, якщо вони нададуть контакти перевірених і надійних СOO.

Фільтр кандидатів. Перед пошуком експерти радять визначити посадові обов’язки операційного директора й створити оцінювальний список, за яким і фільтрувати кандидатів. Спочатку треба максимально розлого розповісти про вакансію, а для цього розіслати вакансії по соціальних мережах і сайтах пошуку роботи.

Методи оцінювання. Коли кандидати почнуть надсилати свої пропозиції, розпочніть відбір шляхом перевірки резюме, телефонних розмов, особистих співбесід і тестових завдань, а також командної перевірки кандидата та його рекомендацій, якщо вони є.

Рекомендується до оцінювального списку внести: 

• досвід і навички, потрібні кандидату;
• очікувані результати від його роботи. 

Фіналістам відбору треба пройти офісні випробовування, наприклад, вони отримують завдання підготувати рішення та зробити презентацію як керівництву, так і потенційним підлеглим.

Не соромтеся перевіряти кандидатів, телефонувати колишнім роботодавцям і рецензентам. Чим кращим буде відбір, тим більше гарантій, що ви отримаєте для свого бізнесу надійного прем’єр-міністра.